O processo de compras de uma empresa parte da necessidade de compra de algum produto e/ou serviço. No Gestão Empresarial | ERP a necessidade de compra é definida como Solicitação de Compra. Uma necessidade de Compra, pode ser proveniente de reposição de estoque, necessidade de produção, requisição de compra ou até mesmo de uma necessidade individual, ou seja, sem vínculos com outros processos. É possível gerenciar os valores e aprovações referentes à Solicitação de Compra.
Após a Necessidade de Compra, poderá ocorrer ou não a geração de Cotações de Compras de produtos e/ou serviços, desde que a necessidade já possua aprovação. A Cotação gerencia os fornecedores e valores que serão envolvidos no processo de compra e também possibilita o controle de aprovação. O resultado esperado com a necessidade de Compra e Cotação é liberar o processo de compra para gerar o Pedido de Compra/Ordem de Compra.